Copilot di Microsoft può cambiare il modo di usare Outlook: scrive e-mail su richiesta, riassume contenuti, trova messaggi e molto altro ancora.
Copilot, l’intelligenza artificiale sviluppata da Microsoft, è un assistente virtuale che può rivoluzionare l’utilizzo di Outlook per la gestione della posta elettronica. Questo strumento avanzato permette di generare e-mail complete, riassumere contenuti, trovare rapidamente messaggi specifici e molto altro. In questo articolo esploreremo come Copilot può cambiare il modo di usare Outlook, migliorando notevolmente l’efficienza e la produttività degli utenti.
Scrivere e-mail con Copilot
Una delle funzionalità più utili di Copilot è la capacità di scrivere e-mail in modo automatizzato. Quando si compone un nuovo messaggio, basta cliccare sull’icona di Copilot e selezionare “Bozza con Copilot”. A questo punto, è sufficiente inserire le istruzioni su ciò che deve contenere l’e-mail, come mittente, destinatario, oggetto, contenuto e tono desiderato.
Copilot genererà automaticamente una bozza di e-mail completa in base alle indicazioni fornite. Naturalmente, è possibile rivedere il testo prodotto e modificarlo ulteriormente, oppure rigenerarlo da zero se non soddisfa le aspettative. Quando la bozza dell’e-mail è pronta, basta cliccare su “Conserva” e il testo verrà salvato nella nuova e-mail da inviare. In questo modo, Copilot velocizza enormemente la stesura di messaggi in Outlook.
Rispondere alle e-mail con Copilot
Oltre a generare e-mail da zero, Copilot può anche leggere il contenuto delle e-mail ricevute e proporre risposte automatiche pre-generate che l’utente può utilizzare. Se si desidera una risposta più personalizzata, è possibile chiedere a Copilot di creare una bozza di risposta personalizzata, fornendo all’assistente le opportune istruzioni tramite prompt.
Prima di inviare la risposta generata è sempre possibile modificarla e perfezionarla. Tuttavia, bisogna considerare che le risposte automatiche di Copilot funzionano meglio per e-mail semplici o quando la risposta attesa è ovvia. In casi più complessi, le risposte potrebbero essere troppo generiche o addirittura sbagliate. Per questo motivo, è consigliabile controllare con attenzione le risposte prima di fare clic sul tasto “Invia”.
Riassumere il contenuto delle e-mail
Capita spesso di ricevere e-mail molto lunghe, con conversazioni che vanno avanti con messaggi di risposta e contro-risposta. Leggere tutto può richiedere molto tempo e fatica. In questi casi, Copilot può rendere la vita più facile generando un riassunto dell’intera discussione e-mail con un solo clic. Invece di dover scorrere uno per uno tutti i messaggi, l’utente può semplicemente cliccare il pulsante “Riassumi” fornito da Copilot in cima all’e-mail.
In pochi secondi, l’assistente analizzerà il contenuto, estrapolando le informazioni chiave come il mittente originale, l’oggetto principale della discussione, i punti sollevati dai vari partecipanti (se ce ne sono) nelle loro risposte e così via. In questo modo, grazie a Copilot, è possibile farsi rapidamente un’idea della conversazione e-mail nella sua interezza, senza la fatica di doverla leggere per intero messaggio per messaggio.
Chiedere feedback sulle risposte
Quando si scrive una risposta a un’e-mail ricevuta, Copilot può fornire assistenza e suggerimenti per migliorare la qualità della risposta stessa. Dopo aver scritto la bozza di risposta, è possibile cliccare sull’icona di Copilot nella barra in alto e selezionare l’opzione “Coaching by Copilot”. A questo punto, Copilot analizzerà il contenuto dell’e-mail originale e di tutte le risposte precedenti.
In base a questa analisi, valuterà la bozza di risposta fornita e darà un feedback utile a migliorarla. In particolare, Copilot controllerà che il tono della risposta sia adeguato, che sia chiara e comprensibile. Se necessario, fornirà consigli pratici su come rendere la risposta più efficace sotto questi aspetti. Grazie all’aiuto di Copilot, è possibile perfezionare le proprie risposte e-mail per renderle più chiare, impattanti e meglio calibrate rispetto al contenuto.
Ricerca intelligente delle e-mail
Sfruttando le funzionalità di ricerca intelligente di Copilot, è possibile trovare velocemente e-mail specifiche in Outlook senza dover impostare filtri o eseguire ricerche avanzate. In particolare, si può accedere alla chat di Copilot e inserire lì i criteri di ricerca per l’e-mail che si sta cercando in Outlook.
Ad esempio, se si deve trovare un’e-mail con allegato il foglio Excel degli stipendi mensili, basta chiedere a Copilot: “Per favore, cerca nella mia casella Outlook un’e-mail inviata a me con allegato il file stipendi_mese_corrente.xlsx”. Copilot effettuerà la ricerca e se trova l’e-mail fornirà i dettagli come mittente, data e ora di invio. Inoltre, proporrà un link che, una volta cliccato, aprirà direttamente Outlook portando all’e-mail trovata.
Gestione del calendario delle riunioni
Copilot può essere molto utile per tenere sotto controllo il calendario delle riunioni in Outlook. Ad esempio, se si chiede a Copilot di mostrare le riunioni previste per la settimana, lui analizzerà il calendario Outlook e fornirà un riepilogo con data, orario e partecipanti per ciascun meeting. Se si desiderano maggiori dettagli su una specifica riunione, si può indicare a Copilot il nome o l’oggetto della riunione e lui fornirà tutti i dettagli che ha trovato nel calendario.
Inoltre, Copilot aggiunge dei link di riferimento per ogni riunione, in modo da poterci cliccare sopra e aprire direttamente la vista del meeting in Outlook. Un’altra funzione utile è chiedere a Copilot di trovare orari liberi, ad esempio per organizzare una nuova riunione con un collega. L’assistente analizzerà i calendari di entrambi e proporrà le fasce orarie disponibili. Grazie a Copilot quindi, è possibile tenere sotto controllo facilmente il calendario delle riunioni, ottenendo riepiloghi, dettagli e suggerimenti per nuove date di meeting.
Rimanere aggiornati sulle conversazioni
Copilot può essere utilizzato anche per restare aggiornato sulle ultime attività e conversazioni che interessano. Ad esempio, se si ha bisogno di essere informati sui progetti in corso che coinvolgono un determinato collega, è possibile richiedere a Copilot di fornire tali informazioni.
In particolare, Copilot effettuerà una ricerca per identificare le e-mail, i documenti e le conversazioni rilevanti che riguardano i progetti e il collega indicato. Quindi fornirà un riepilogo con i dettagli delle attività trovate, includendo anche i link diretti alle risorse come e-mail e file pertinenti. Questa funzionalità evita all’utente di dover cercare, filtrare manualmente e leggere tutte le comunicazioni per avere un quadro aggiornato.
In conclusione, Copilot può cambiare il modo di usare Outlook in molti modi, migliorando notevolmente l’efficienza e la produttività. Grazie alle sue funzionalità avanzate di scrittura e risposta alle e-mail, riassunto dei contenuti, ricerca intelligente e gestione del calendario, Copilot si dimostra un assistente indispensabile per chi utilizza Outlook quotidianamente. Con il continuo sviluppo e miglioramento di questa tecnologia, è probabile che in futuro vedremo ancora più innovazioni e funzioni utili per ottimizzare ulteriormente l’esperienza di utilizzo della posta elettronica.
